Công nợ là gì? Đây là 1 khái niệm tương đối phức tạp, phạm trù rộng. Hiểu đơn giản nó được xem như số tiền còn lại nợ đến kì sau
Với những người không thuộc chuyên ngành kế toán sẽ gặp khó khăn khi định nghĩa công nợ là gì? Bài viết này giúp bạn hiểu rõ khái niệm này. Đồng thời bạn cũng nắm rõ quy trình quản lý công nợ với 4 bước cụ thể
Công nợ là gì?
Công nợ được hiểu đơn giản như sau, khi các công ty thực hiện trao đổi mua bán hàng hóa, dịch vụ hoặc thanh toán cho các tổ chức, số tiền nợ đến kỳ sau được xem như công nợ. Để dễ hiểu hơn bạn cần nắm bắt được một số khái niệm liên quan như sau.
Tìm hiểu công nợ là gì và các khái niệm liên quan
Trước tiên mỗi đối tượng khác nhau sẽ có những cách hiểu về công nợ khác nhau. Ví dụ như:
Công nợ với Nhà nước: Đây là khoản nợ Chính phủ phải chi trả. Nó khác hoàn toàn so với vay nợ từ các quốc gia khác.
- Công nợ với khách hàng: Các doanh nghiệp thường cho phép khách hàng của mình thanh toán 1 phần hoặc nợ đến kỳ nhập hàng tiếp theo. Họ xuất hàng hóa, dịch vụ cho khách cùng hóa đơn chứng từ. Sau đó đưa ra chính sách để thu hồi công nợ.
- Công nợ với nhà cung cấp: Tương tự như vậy, các doanh nghiệp sẽ có công nợ với bên nhà cung cấp. Họ nhập vật tư, công cụ hay hàng hóa, dịch vụ nhưng không thanh toán ngay, nợ đến kì sau.
- Khi nhắc đến công nợ là gì, bạn cần bao gồm các khoản phải thu, trả khác như tạm ứng, ký quỹ, ký cược…
Nói tóm lại mỗi đối tượng sẽ có những loại công nợ khác nhau. Hiểu đơn giản khái niệm này chính là số tiền nợ lại kỳ sau phải trả hoặc phải thu.
Phân loại công nợ
Sau khi đã hiểu rõ khái niệm công nợ là gì? Chắc chắn bạn đã đoán ra công nợ chia thành 2 loại. Đó là công nợ phải thu và phải trả. Cụ thể như sau:
Công nợ phải thu
Kế toán sẽ phải theo dõi sát những công nợ phải thu này nhằm tăng doanh thu, tránh thất thoát vốn của doanh nghiệp. Họ luôn phải có các chính sách nhắc nhở hay biện pháp thu hồi nếu khách hàng chậm thanh toán. Nhóm công nợ này bao gồm:
- Tiền bán sản phẩm.
- Các khoản đầu tư tài chính.
- Tiền cung cấp dịch vụ cho khách hàng.
Công nợ phải trả
Bên cạnh đó, các kế toán cần cập nhật liên tục công nợ phải trả. Họ phải thực hiện nghiệp vụ để khớp sổ sách giữa công ty và đối tác hay nhà cung cấp. Công nợ này bao gồm tiền phải thanh toán cho nhà cung cấp về vật tư, công cụ, nguyên liệu…
Yêu cầu về quản lý công nợ
Định nghĩa công nợ là gì tương đối phức tạp. Do đó yêu cầu về quản lý công nợ cũng phân theo 2 nhóm như sau. Tin rằng bạn sẽ có những biện pháp khác nhau đối với từng loại.
Yêu cầu dành cho công nợ phải thu
Công nợ phải thu cần hạch toán chi tiết cho mỗi đối tượng khác nhau trong từng trường hợp. Tránh tình trạng chiếm dụng vốn hay tồn động các khoản nợ, gây ảnh hưởng đến nguồn tiền.
Bên cạnh đó khách hàng khi thanh toán công nợ cần có đầy đủ chứng từ hợp lệ. Điều này giúp quá trình thu hồi nợ diễn ra minh bạch, tránh thất thu. Tất cả đều phải xác minh bằng văn bản, giải quyết triệt để các khoản nợ tồn đọng.
Yêu cầu dành cho công nợ phải trả
Tương tự như vậy, công nợ phải trả cũng có những yêu cầu riêng. Kế toán hạch toán chi tiết từng đối tượng. Họ cần theo dõi nhập xuất sản phẩm để thanh toán đúng hạn cho doanh nghiệp. Điều này đảm bảo chữ tín và giữ gìn mối quan hệ hợp tác lâu dài.
Một số khoản nợ phải trả chưa có hóa đơn, kế toán cần cập nhật liên tục và thống kê vào sổ sách. Đặc biệt đối với các khoản nợ Nhà nước, doanh nghiệp cần chú ý thanh toán đúng hạn. Đây là cách đảm bảo quyền lợi mà bạn sẽ nhận được.
Quy trình quản lý công nợ 4 bước chi tiết
Vậy quy trình quản lý công nợ là gì? Nó gồm bao nhiêu bước? Câu trả lời sẽ được bật mí ngay sau đây.
Bước 1: Thiết lập bộ phận chuyên môn quản lý công nợ
Đầu tiên doanh nghiệp cần thiết lập 1 bộ phận chuyên môn chuyên quản lý công nợ. Điều này giúp hạn chế rủi ro khi phát sinh ngoài tầm kiểm soát. Bạn cần đưa ra chính sách về việc thanh toán, có mức phạt nếu trì hoãn hoặc thanh toán chậm ngày.
Bước 2: Xác định rõ quy trình quản lý chính sách công nợ
Thông thường bộ phận kế toán sẽ thực hiện nhiệm vụ này. 1 công ty lớn, nhiều giao dịch sẽ có đội kế toán với mỗi người 1 công việc chuyên biệt. Thiết lập quy trình quản lý chính sách công nợ rất quan trọng.
Nó đảm bảo cá nhân phải chịu trách nhiệm với từng khách hàng. Khi có dấu hiệu chậm hoặc không thanh toán đúng hạn, kế toán cần đưa ra các biện pháp như nhắc nhở.
Bước 3: Tiến hành gửi hóa đơn đến khách hàng
Sau khi đã xác định rõ công nợ đối với từng khách hàng khác nhau, bạn tiến hành gửi hóa đơn. Khi gửi cần ghi rõ hạn phải thanh toán và số tiền chi tiết. Nếu 2 bên đã khớp nhau về thông tin sẽ thực hiện theo đúng văn bản đã gửi.
Bước 4: Nhắc nhở khi khách hàng thanh toán chậm kỳ hạn
Cuối cùng dù đến hạn thanh toán đã đề ra và được chấp thuận trên văn bản nhưng khách hàng chưa trả. Khi đó, kế toán cần nhắc nhở hoặc có các biện pháp nghiệp vụ để thu hồi khoản nợ này hiệu quả nhất.
Nói tóm lại qua bài viết này bạn đã biết rõ định nghĩa công nợ là gì? Đây là khoản tiền sẽ trả vào kỳ sau bao gồm khoản phải trả và phải thu. Đừng quên truy cập TaiChinhPlus.Net mỗi ngày để cập nhật nhiều tin tức bổ ích hơn.